Quy Trình Làm Hàng Xuất Khẩu Của Forwarder

Khi mua bán và vận chuyển hàng hóa quốc tế, trường hợp mà bạn chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc nhập hàng, bạn thường thuê forwarder để thực hiện quy trình làm hàng nhập khẩu.

Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển (Sea nhập)

Hiện nay nhiều đơn vị forwarder vẫn tự nhận mình cung cấp dịch vụ logistics. Chính điều này mà nhiều người bị nhầm lẫn và xem hai khái niệm như một. Tuy nhiên thực tế, forwarding và logistics là hai dịch vụ có nhiều điểm khác biệt. Trong đó, logistics có ý nghĩa bao hàm hơn với một chuỗi các hoạt động cung ứng. Bạn có thể tìm hiểu chi tiết tại đây: Sự khác nhau giữa Logistic và Freight forwarder.

Chúng tôi SEC Warehouse là đơn vị chuyên cung cấp các giải pháp về kho bãi và lưu trữ hàng hóa, bạn cũng có thể tham khảo dịch vụ của chúng tôi tại bài viết dịch vụ thuê kho bãi hoặc liên hệ số hotline 0901 86 87 86 – (028) 3776 0700 để được tư vấn về dịch vụ.

Quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa của Forwarder theo đường biển (Sea Xuất)

Hiện nay tại Việt Nam, quy trình nhập khẩu 1 lô hàng hoặc xuất khẩu thường được lựa chọn là đường biển. Bởi hầu như các bước nhập khẩu hay xuất khẩu bằng tàu thường sẽ ít bị giới hạn về trọng tải như đường hàng không. Các container hàng lớn nhỏ với đa dạng trọng tải đều có thể sắp xếp dễ dàng trên boong, và chi phí cũng rẻ hơn rất nhiều so với đường air. Thời gian cho việc vận chuyển thường kéo dài trung bình từ 1 ngày đến khoảng hơn 1 tháng tùy thuộc vào khoảng cách của hai cảng biển.

Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không (Air Nhập)

Quy trình làm hàng nhập của forwarder theo đường hàng không đơn giản hơn việc làm hàng xuất một chút, cụ thể theo các bước cơ bản sau:

Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển (Sea Xuất)

Quy trình làm hàng xuất của forwarder được thực hiện tuần tự theo các bước sau:

Quy trình làm hàng nhập khẩu của Forwarder

Tùy theo cam kết của người thuê và Forwarder, công việc thực hiện sẽ có sự điều chỉnh khác nhau. Dưới đây là một số công việc thường gặp trong quy trình làm hàng nhập khẩu của Forwarder:

Bước 4: Lấy lệnh hãng tàu hoặc Forwarder trong quy trình làm hàng nhập

Để lấy lệnh hãng tàu, đầu tiên, bạn phải ứng tiền làm hàng. Cần liên lạc trước với hãng tàu đều thống nhất về phí lấy lệnh, phí cược cont và lô hàng của mình đã đáp ứng đủ tiêu chí lấy lệnh hay chưa.

Nếu như bên vận tải biển là FWD thì bạn cần cầm giấy giới thiệu và giấy báo hàng đến, lên lấy uỷ quyền. Khi lấy lệnh, bạn cần chú ý đến phí gia hạn.

Sau khi lấy được lệnh trên hãng tàu hoặc FWD, bạn cần kiểm tra lại số cont, số chì, hạn lệnh, Kiểm tra số tiền, mã số thuế, tên công ty, địa chỉ trên hóa đơn. (Nếu không khớp phải yêu cầu sửa trước khi kí lên hóa đơn)

Có lẽ đây là bước quan trất trong quy trình làm hàng nhập của forwarder. Thường hay xảy ra trục trặc, vướng mắc phát sinh trong bước này. Do đó bạn cần phối hợp tốt với các bộ phận khác.

5.1. Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan bao gồm

Ngoài ra cần chuẩn bị sẵn những chứng từ khác như: Hợp đồng ngoại thương, Packing List, Chứng nhận chất lượng (C/Q)… khi cần có thể xuất trình để giải thích với cán bộ hải quan.

5.2. Cầm bộ hồ sơ đến hải quan tiếp nhận để được phân công cán bộ kiểm tra hồ sơ. 5.3. Nộp bộ hồ sơ tới người được phân công kiểm tra hồ sơ.

5.4. Hải quan tiếp nhận kiểm tra chứng từ:

Nếu hồ sơ không đầy đủ chuẩn chỉnh, hải quan sẽ đồng ý cho hàng được thông quan hoặc đem về bảo quản.

Nếu hồ sơ cần bổ sung chỉnh sửa hoặc cần thêm thông tin thì người đi làm hiện trường sẽ liên hệ về văn phòng để được trợ giúp. Nếu văn phòng không có người trợ giúp thì phải trực tiếp quay về văn phòng thực hiện (rất ngại trường hợp này).

Hải quan trả lại: 1 TK hải quan điện tử đã thông quan, hoặc cho phép đưa hàng về kho bảo quản. Bạn cũng có thể lấy phản hồi từ phần mềm và in tờ khai từ máy tính của mình.

Nộp các khoản phí cần thiết: lệ phí tờ khai…

Cán bộ hải quan kiểm tra chứng từ

6.1. Sau khi làm thủ tục hải quan xong tại chi cục, cầm bộ TK đó xuống cảng đổi lệnh, hồ sơ bao gồm:

Lệnh giao hàng: 1 bản gốc + 1 bản copy

6.2. Nộp phí nâng hạ, đổi lệnh xong, kiểm tra lại số cont, chì.

6.3. Cảng trả lại những giấy tờ:

Hóa đơn nâng hạ (Lưu ý kiểm tra thông tin trên hóa đơn: Tên công ty, MST, địa chỉ…)

6.4. Ký hải quan giám sát: xuất trình TK gốc, TK copy, phơi lệnh nâng

Đưa nhà xe hoặc lái xe những chứng từ:

Thông tin xuất hóa đơn nâng hạ (có thể ghi trên tờ cược)

Liên hệ với nhà xe để lấy phơi phiếu.

Sau khi lấy cược, nhân viên hiện trường làm phiếu hoàn ứng và thanh toán với công ty.

Bước 9: Trả kết quả kiểm tra chuyên ngành (nếu có) – kết thúc quy trình làm hàng nhập của forwarder

Trong một số trường hợp, hàng cần kiểm tra chuyên ngành (vd: kiểm dịch, đăng kiểm, an toàn thực phẩm…) và được tạm giải phóng về kho riêng bảo quản. Khi đó, nhân viên OPS theo dõi tiến độ hoàn thành giấy kiểm tra chất lượng, và lưu ý hạn nộp (trong vòng 30 ngày).

Sau khi có giấy kiểm tra chất lượng, nộp cho hải quan để thông quan tờ khai, và gửi tờ khai gốc cho khách hàng.

Hy vọng bài viết của Xuất nhập khẩu thực tế sẽ giúp bạn nắm được Quy trình làm hàng nhập khẩu của Forwarder.

Ngoài ra, nếu muốn học nâng cao nghiệp vụ, bạn nên lựa chọn các khoá học xuất nhập khẩu thực tế tại các trung tâm đào tạo xuất nhập khẩu uy tín để được giảng dạy và hướng dẫn trực tiếp từ những người có nhiều năm kinh nghiệm trong ngành xuất nhập khẩu. Bạn có thể tham khảo các bài viết về học xuất nhập khẩu ở đâu tốt của chúng tôi để có thông tin chi tiết về các đơn vị đào tạo xuất nhập khẩu thực tế chất lượng hiện nay.

Bạn đang có một lô hàng cần xuất khẩu ra nước ngoài hoặc nhập khẩu từ nước ngoài về Việt Nam? Nếu không phải là người trong ngành logistics và chưa có nhiều kinh nghiệm trong xuất nhập khẩu, tốt nhất bạn nên liên hệ với các forwarder để được trợ giúp. Họ sẽ giúp bạn chọn được phương thức giao nhân tối ưu nhất và hãng tàu có giá tốt nhất trong thời gian ngắn. Thông qua quy trình forwarder, các thủ tục được hỗ trợ tối đa, giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian công sức.

Dưới đây là quy trình làm hàng của forwarder tiêu biểu khi xuất khẩu hoặc nhập khẩu. Bạn có thể tham khảo trước thông tin Forwarder là gì và vai trò của Forwarder để nắm được tổng quan của ngành nghề này trước khi đi vào nội dung chi tiết của bài viết!

Bước 2: Kiểm tra thông tin trên chứng từ

a.Kiểm tra thông tin trên chứng từ giao nhận hàng hóa

Khi tiếp nhận chứng từ từ khách hàng, bạn cần kiểm tra đầy đủ về:

Sales Contract (Hợp đồng mua bán): Kiểm tra số, ngày hợp đồng, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng, thông tin hàng hóa…

Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại): Kiểm tra số, ngày invoice, điều kiện giao hàng, đơn giá, trị giá…

Packing list (Chi tiết đóng gói): Kiểm tra trọng lượng, thể tích, số kiện, cách đóng gói…

Bill of Lading (Vận đơn): Kiểm tra số, ngày và nơi phát hành, tên tàu, số chuyến, số cont, chì, trọng lượng … Lưu ý xem có B/L gốc không, hay đã surrender / telex release.

Arrival notice (Giấy báo hàng đến).

C/O (Giấy chứng nhận xuất xứ), nếu có: cần kiểm tra kỹ nếu có CO ưu đãi đặc biệt như mẫu D, E… vì có liên quan trực tiếp đến ưu đãi thuế.

Giấy giới thiệu của công ty chủ hàng (thường gửi sau, cùng bộ hồ sơ giấy).

b. Kiểm tra chéo thông tin giữa các chứng từ với nhau

Ví dụ: Thông tin giá cả trong Hợp đồng & Invoice, số lượng hàng giữa Hợp đồng, Packing List, B/L…

c.Tính đầy đủ và hợp lệ của chứng từ

Hồ sơ chưa đầy đủ hợp lệ nếu: chứng từ không đầy đủ, hoặc thiếu thông tin trên chứng từ, hoặc thông tin trên các chứng từ không khớp nhau.

Nếu bộ hồ sơ đủ số lượng chứng từ, đủ thông tin cần thiết (để lên tờ khai hải quan), và thông tin trên các chứng từ khớp nhau, thì bộ chứng từ được coi là đầy đủ hợp lệ.

d. Nếu bộ chứng từ thiếu hoặc chưa hợp lệ, nhân viên OPS báo Sales đề nghị khách hàng bổ sung chỉnh sửa đến khi đầy đủ.

Lưu ý: Bước 2.2 và 2.3 cần thực hiện sớm, ngay sau khi nhận được file chứng từ, không chờ đến lúc lên tờ khai mới kiểm tra. Như vậy khách hàng mới biết và có thời gian để kịp bổ sung chỉnh sửa.

Với K/H mới, loại hàng mới, cần tìm hiểu kĩ lưỡng thông tin tên hàng, công dụng, tính chất, chất liệu, loại hàng (đề nghị khách hàng cung cấp tờ khai trước đây, tra cứu trên mạng…). Mục đích là để xác định được mã HS và mô tả hàng hóa chính xác.

Với K/H truyền thống, cần kiểm tra lại mã HS xem còn phù hợp không.

f. Làm biên bản giao hàng để sau giao cho nhà xe (2 bản), kẹp vào Jobfile.

3.1. Lên tờ khai hải quan (TK) bằng phần mềm khai hải quan, sau khi kiểm tra chứng từ xong thì làm bước tiếp…

3.2. Kiểm tra lại TK trên phần mềm để đảm bảo nội dung chính xác:

Lưu ý những tiêu chí không được phép sửa trên TK (Cần kiểm tra hết sức cẩn thận)

Tên người xuất khẩu, địa chỉ, mã bưu điện.

Số bill, số cont, chì, ngày hàng đến, tên tàu chặng cuối, địa điểm dỡ hàng.

Số ngày invoice, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng, mã phân loại hóa đơn, mã phân loại TK trị giá

3.3. Tự tính số thuế phải nộp bằng file excel, gồm thuế nhập khẩu, VAT… Nếu khớp kết quả (hoặc sai số nhỏ, dưới 100 đồng) thì thực hiện bước tiếp theo, nếu chưa khớp kiểm tra ngay lại TK về thuế và đơn giá, trị giá, và điều chỉnh dữ liệu nếu cần thiết.

3.4. Phụ trách bộ phận OPS khác kiểm tra (độc lập) lại toàn bộ TK để đảm bảo nội dung trên TK được chính xác. Khi thấy thông tin chưa rõ ràng đầy đủ thì yêu cầu người khai giải thích rõ ràng. Nếu thấy đã ổn thì hoàn tất việc kiểm tra. Trường hợp 2 người chưa nhất trí thì báo cáo cấp trên để được hướng dẫn xử lý.

Sau khi cả 2 người (người khai và người kiểm tra) đều thấy nội dung TK đã chuẩn chỉnh thì chuyển sang bước tiếp.

3.5. Gửi TK in thử cho K/H kiểm tra và xác nhận. Bổ sung, chỉnh sửa TK theo yêu cầu của K/H, nếu thấy yêu cầu đó là hợp lý. Trong trường hợp thấy yêu cầu của khách hàng chưa hợp lý, chẳng hạn mã HS không chính xác để được mức thuế suất thấp, OPS cần giải thích rõ các phương án, và để khách hàng quyết định.

3.6. Truyền TK và nhận kết quả phân luồng từ hệ thống. Tùy theo tờ khai được phân luồng gì mà tiến hành các bước tiếp theo:

Luồng xanh: In TK, chờ khác hàng nộp thuế, sau đó đến HQ giám sát làm nốt thủ tục thông quan.

Luồng vàng: Phải mang TK và bộ hồ sơ lên cho hải quan kiểm tra hồ sơ. Nhân viên đi làm hiện trường phải đọc hồ sơ, và trao đổi với người lên tờ khai để nắm được thông tin về lô hàng, để có thể chủ động giải thích khi hải quan hỏi.

Luồng đỏ: Hải quan vừa kiểm tra hồ sơ vừa kiểm tra thực tế hàng hóa. Cần hiểu rõ về lô hàng, hỏi K/H xem hàng hóa thực tế có chuẩn chỉnh không, có nhãn mác đầy đủ không, quy cách đóng gói đơn vị, đặc điểm, tính chất, công dụng… như thế nào, để có phương án kiểm hóa thích hợp. Khi đi kiểm hóa, lưu ý mang theo một số dụng cụ cần thiết như: seal (chì niêm phong), dao rạch giấy, băng dính…

Sau khi có kết quả phân luồng, gửi khách hàng file tờ khai để nộp thuế. Lưu ý: trong email, phải hướng dẫn khách hàng thông tin nộp thuế: